Zasady zatrudniania cudzoziemców po zmianach obowiązujących od 5 marca 2026 r.
Obowiązują nowe przepisy wynikające z ustawy z dnia 23 stycznia 2026 r. O wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy oraz zmianie niektórych innych ustaw. Celem zmian było uporządkowanie zasad legalizacji pobytu i zatrudnienia obywateli Ukrainy oraz dostosowanie ich do przepisów dotyczących ochrony czasowej obowiązujących w Unii Europejskiej.
1. Legalność pobytu
Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy pracodawca ma obowiązek sprawdzić, czy przebywa on legalnie na terytorium Polski. Należy zweryfikować dokument pobytowy, datę jego ważności oraz tożsamość pracownika. Kopie dokumentów powinny zostać przechowane w aktach osobowych przez cały okres zatrudnienia.
2. Legalność zatrudnienia
Obywatele Ukrainy korzystający z ochrony czasowej nadal mogą wykonywać pracę bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Warunkiem jest złożenie przez pracodawcę powiadomienia o powierzeniu pracy do właściwego powiatowego urzędu pracy za pośrednictwem portalu Praca.gov.pl w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy.
3. Obowiązki pracodawcy
Pracodawca zobowiązany jest do:
* sprawdzenia legalności pobytu cudzoziemca,
* zawarcia umowy zgodnej z obowiązującymi przepisami,
* przekazania pracownikowi warunków zatrudnienia w zrozumiałym dla niego języku,
* terminowego zgłoszenia zatrudnienia do urzędu pracy, jeżeli jest wymagane,
* przechowywania dokumentacji potwierdzającej legalnośćzatrudnienia,
* przestrzegania przepisów prawa pracy oraz przepisów dotyczących wynagrodzenia i czasu pracy.
4. Zmiana warunków zatrudnienia
Jeżeli zmienią się istotne warunki zatrudnienia, takie jak stanowisko, rodzaj wykonywanej pracy, wymiar czasu pracy lub pracodawca, w wielu przypadkach konieczne jest dokonanie nowego zgłoszenia lub uzyskanie odpowiedniego dokumentu legalizującego zatrudnienie. Dlatego każda zmiana powinna zostać wcześniej skonsultowana z działem kadr.
5. Beneficjenci ochrony czasowej
Nowe przepisy wprowadziły definicję beneficjenta ochrony czasowej zgodną z prawem Unii Europejskiej. Osoby objęte ochroną czasową zachowują możliwość legalnego pobytu oraz wykonywania pracy na uproszczonych zasadach do czasu obowiązywania ochrony. ([Państwowa Inspekcja Pracy][1])
6. Odpowiedzialność pracodawcy
Powierzenie pracy cudzoziemcowi bez wymaganych dokumentów lub niedopełnienie obowiązków zgłoszeniowych może skutkować nałożeniem kar finansowych oraz odpowiedzialnością wynikającą z przepisów prawa. Dlatego przed zatrudnieniem należy zawsze upewnić się, że wszystkie formalności zostały prawidłowo dopełnione.
Każdy pracownik odpowiedzialny za zatrudnianie cudzoziemców powinien znać obowiązujące przepisy, prawidłowo weryfikować dokumenty pobytowe i dokumenty uprawniające do wykonywania pracy oraz przestrzegaćterminów zgłoszeń. Przestrzeganie tych zasad zapewnia legalność zatrudnienia, bezpieczeństwo pracodawcy oraz ochronę praw pracowników cudzoziemskich.